Poświadczenia sporządzane przez notariusza

Do notariusza najczęściej udajemy się w celu zawierania umów, które wymagają formy aktu notarialnego – odwiedziny w kancelarii są niezbędne np. podczas dokonywania transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości czy przy podziale spadku. Notariusz jest również uprawniony do poświadczania zgodności rozmaitych dokumentów. Przyjrzyjmy się bliżej zagadnieniu poświadczeń notarialnych.

Rodzaje poświadczeń notarialnych

Sporządzanie poświadczeń jest jedną z wielu czynności notarialnych wymienionych w Prawie o notariacie. Art. 96 ustawy wymienia następujące rodzaje poświadczeń notarialnych:

a) poświadczenie własnoręczności podpisu,

b) poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem,

c) poświadczenie daty okazania dokumentu,

d) poświadczenie pozostawania osoby przy życiu w określonym miejscu.

Złożenie podpisu jest traktowane jako oświadczenie woli, dlatego w niektórych sytuacjach wymagane lub wskazane jest notarialne poświadczenie jego autentyczności. Dlatego czynność poświadczenia własnoręczności podpisu zawsze odbywa się w kancelarii notarialnej, niedopuszczalne jest zaoczne poświadczenie podpisu.

Aby sporządzić poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem, notariusz najpierw musi stwierdzić oryginalność tego dokumentu i porównać jego treść z kopią. Wśród najczęściej poświadczanych dokumentów należy wymienić świadectwa egzaminów (np. maturalne) i ukończenia szkół (dyplomy). Notariusz sporządza również poświadczenia rozmaitych dokumentów gospodarczych, potrzebnych przedsiębiorcy np. do udziału w przetargach.

Notarialne poświadczenie daty pewnej pozwala stwierdzić istnienie jakiegoś dokumentu w konkretnym czasie. Poświadczenie daty okazania dokumentu nie jest poświadczeniem jego zawartości.

Poświadczenie pozostawania osoby przy życiu w określonym miejscu bywa potrzebne przy ubieganiu się o świadczenia rentowe i emerytalne. Notariusz ustala tożsamość osoby i określa czas stwierdzenia pozostawania tej osoby przy życiu w określonym miejscu. Poświadczenie tożsamości wyjątkowo nie musi być sporządzane w kancelarii.

Zasady sporządzania poświadczeń notarialnych

Każde poświadczenie notarialne musi zawierać datę i oznaczenie miejsca sporządzenia – na życzenie stron notariusz oznacza czas sporządzenia poświadczenia z dokładnością do minuty. Notariusz składa na dokumencie swój podpis oraz pieczęć, musi też oznaczyć kancelarię. Poświadczenia elektroniczne zgodności odpisu, wyciągu lub kopii opatrywane jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza.